[도입사례 · 의료 SCM 전문기업] 수기 서명 명세서가 '출고 확정'까지, AI OCR·API로 이어지는 문서 자동화

종이 명세서 한 장이, 출고 확정의 근거가 될 때

병원에 공급되는 의료기기와 의료자재는 "누가, 언제, 무엇을 받았는가"가 곧 거래의 증빙이 됩니다. 현장에서 수령자가 수기로 서명한 명세서 한 장이, 내부 WMS(창고 관리 시스템) 상의 출고 확정 처리의 근거 문서가 되기 때문입니다.

이번 사례의 고객사(이하 'N사')는 전국 병원에 의료기기·의료자재를 직접 공급·관리하는 SCM 전문 기업입니다. 병원 현장에 물품을 배송하고, 수령 담당자의 서명이 담긴 명세서를 회수해 내부 시스템에 저장하고, 그에 따라 WMS에서 출고 확정 처리를 수행하는 구조로 운영되고 있었습니다.

문제는 이 흐름이 종이와 디지털 사이에서 끊겨 있었다는 점입니다.

• 즉, 병원에서 서명된 명세서는 종이로 되돌아오고,

• 담당자가 이를 자체 스캔해 내부 저장소에 올리고,

• 출고 확정 처리는 다시 별도로 WMS에 수기 입력해야 했습니다.

<수기 문서 처리의 페인 포인트>

한 장의 명세서가 "문서 저장"과 "출고 확정" 두 갈래로 나뉘어 처리되다 보니, 처리 누락·지연·이중 입력이 반복됐습니다.

민고를 통해 풀고 싶었던 4가지 과제

요구 사항은 단순 명료했지만 중요한 제약 조건이 하나 더 있었습니다. N사 내부 전산 환경은 복수의 시스템이 얽혀 있고 구조가 복잡했습니다.

의료기기·의료자재의 입출고, 병원별 납품 이력, 청구·정산이 서로 다른 시스템으로 나뉘어 돌아가는 환경에서, 표준 SaaS 기능만으로는 풀리지 않는 고객 업무 흐름에 맞춘 설계가 필요한 영역이었습니다.

프로젝트 설계로 3단계 전환

Mingo 팀은 이번 프로젝트를 고객사의 업무 흐름에 맞춘 커스텀 프로젝트로 진행했습니다. 기존 Mingo의 OCR·라이브러리·API 구조를 토대로, N사의 명세서 포맷과 WMS 연동 규격에 맞춰 워크플로우를 별도 설계했습니다.

1.업로드

→ OCR이 바코드를 읽고 청구서 PDF로 분리

담당자가 배송 후 회수한 서명 명세서를 스캔해 Mingo 라이브러리에 업로드하면, 이후 과정은 모두 Mingo 내부에서 자동으로 이어집니다.

1. 업로드된 파일 목록이 대시보드에 표시되고,

2. [작업 시작] 버튼 한 번으로 AI OCR Engine이 구동되며,

3. 문서 내 바코드 패턴을 인식해 건별로 분리하고,

4. 바코드 단위로 청구서 PDF를 자동 생성해 라이브러리에 저장합니다.

2. API 전송

→ 출고 확정 자동화

바코드 단위로 분리·저장된 청구서는 동시에 N사의 WMS로 API 전송됩니다. WMS는 전송된 바코드를 기준으로 해당 건의 출고 확정 처리를 수행하고, 확정 여부를 다시 Mingo로 회신합니다.

담당자는 "스캔 → 업로드 → [작업 시작]" 단 세 번의 액션만으로, 기존에 수기로 나눠 처리하던 저장·연동·WMS 출고 확정을 한 흐름에 끝낼 수 있게 되었습니다.

3. 검색·열람

→ 처리가 끝난 문서가 다시 기업의 자산이 되는 순간

출고가 확정된 청구서는 Mingo 라이브러리에 그대로 남아, 사용자들이 전문 키워드 검색 및 RAG 기반의 스마트 검색으로 언제든 다시 꺼내 쓸 수 있습니다. 병원명·바코드·기간·품목 조건으로 특정 건을 찾는 데 더 이상 종이철을 뒤질 필요가 없게 됩니다.

결정적 도입 효과

“내부 전산 환경을 건드리지 않고
업무의 병목 지점 한 곳만 정확히 자동화”

이번 프로젝트는 고객사의 복잡한 내부 전산 환경 위에 새로운 시스템을 얹지 않고, 기존 스캔 업무 위에 Mingo 한 레이어를 추가하는 것만으로 "문서 저장"과 "WMS 출고 확정"이 하나의 흐름으로 묶였습니다.

가장 큰 변화는 "한 장의 명세서가 처리되는 방식" 자체가 달라졌다는 점입니다. 이전에는 스캔·저장·WMS 입력이 각각 다른 화면에서, 다른 담당자에 의해, 다른 시점에 일어나던 작업이었다면, 도입 이후에는 업로드 한 번으로 세 가지가 동시에 끝나는 구조가 되었습니다.

이 사례, 곧 Mingo의 '기능'이 됩니다

이번 프로젝트는 고객사의 업무 워크플로우와 환경에 맞춰 커스텀 형태로 설계·구축되었습니다. 동시에 Mingo 팀은 이 사례에서 얻은 구조를 현재 개발 중인 기능으로 고도화해, 곧 Mingo 정식 기능으로 통합할 예정입니다.

의료기기·의료자재 유통을 비롯해, 문서 한 장이 곧 업무 트리거가 되는 구조를 가진 조직이라면 이번 사례가 곧 여러분의 표준 워크플로우가 될 수 있다는 의미이기도 합니다.

문서가 업무를 움직이게 할 때

많은 조직에서 문서 디지털화는 "스캔해서 어딘가에 잘 쌓아두는 일"에서 멈춥니다. 하지만 그 문서가 실제로 업무 시스템을 움직이는 트리거가 되지 못하면, 디지털화는 여전히 반쪽짜리입니다.

이번 프로젝트 사례는 Mingo가 단순한 문서 저장소가 아니라, AI OCR로 문서를 읽고, API로 다른 시스템과 말을 걸 수 있는 플랫폼이라는 점을 보여줍니다.

병원 현장에서 수기로 서명된 한 장이 스캔되는 순간, 그 문서가 청구서가 되고, WMS에서 출고 확정이 되고, 검색 가능한 디지털 자산이 되는 하나의 흐름. 그리고 이 흐름이 곧 모두를 위한 표준 기능이 되는 과정, 그것이 이번 프로젝트의 핵심입니다.